IT-kosten verlagen zonder in te boeten op continuïteit

IT-kosten lopen zelden op door één ‘verkeerde’ beslissing. Ze lopen op, omdat niemand meer precies overziet wat er allemaal loopt. Een abonnement dat is afgesloten toen de organisatie kleiner was. Licenties voor mensen die al lang niet meer in dienst zijn. Een SLA die is afgesproken voor een situatie die inmiddels is veranderd. Op het moment zelf was elke keuze logisch. Bij elkaar opgeteld vormen ze een kostenpost die niemand meer volledig kan verklaren.

Dat is geen uitzondering. Dit zien we in de praktijk heel vaak terug. Bij een klant met vijftien medewerkers wordt er voor zeventien gebruikers betaald. Twee licenties van medewerkers die niet meer bij de organisatie werkten waren nooit opgezegd. Alleen al dat ene voorbeeld kostte zo’n € 6.000 per jaar.

IT-kosten lopen zelden op door één ‘verkeerde’ beslissing. Ze lopen op, omdat niemand meer precies overziet wat er allemaal loopt.

Een abonnement dat is afgesloten toen de organisatie kleiner was. Licenties voor mensen die al lang niet meer in dienst zijn. Een SLA die is afgesproken voor een situatie die inmiddels is veranderd.

Op het moment zelf was elke keuze logisch. Bij elkaar opgeteld vormen ze een kostenpost die niemand meer volledig kan verklaren.

Dat is geen uitzondering. Dit zien we in de praktijk heel vaak terug. Bij een klant met vijftien medewerkers wordt er voor zeventien gebruikers betaald.

Twee licenties van medewerkers die niet meer bij de organisatie werkten waren nooit opgezegd. Alleen al dat ene voorbeeld kostte zo’n € 6.000 per jaar.

Als het over IT-kosten gaat, denken de meeste organisaties alleen aan de rekening van de leverancier. Dat is slechts de helft van het verhaal.

Aan de ene kant zijn er de feitelijke kosten: wat je betaalt aan leveranciers voor licenties, cloud, telefonie, hardware en beheer. We zien dat organisaties hier gemiddeld tien tot twintig procent te veel betalen, simpelweg omdat contracten meegroeien met gewoonte in plaats van met behoefte.

Aan de andere kant zijn er de organisatorische kosten: de tijd en efficiëntie die verloren gaan doordat systemen niet goed zijn ingericht of niet op elkaar aansluiten. Dat is lastiger te meten, maar niet minder reëel. Bijvoorbeeld handmatig een dossier aanmaken dat vier uur tijd kost, terwijl het met de juiste inrichting vier minuten had kunnen zijn, is geen incident. Het is een patroon dat we in veel mkb-organisaties dagelijks terugzien en dat nergens op een factuur vermeld staat.

Wie alleen naar de eerste soort kosten kijkt, mist de helft van de besparing.

Als het over IT-kosten gaat, denken de meeste organisaties alleen aan de rekening van de leverancier. Dat is slechts de helft van het verhaal.

Aan de ene kant zijn er de feitelijke kosten: wat je betaalt aan leveranciers voor licenties, cloud, telefonie, hardware en beheer.

We zien dat organisaties hier gemiddeld tien tot twintig procent te veel betalen, simpelweg omdat contracten meegroeien met gewoonte in plaats van met behoefte.

Aan de andere kant zijn er de organisatorische kosten: de tijd en efficiëntie die verloren gaan doordat systemen niet goed zijn ingericht of niet op elkaar aansluiten.

Dat is lastiger te meten, maar niet minder reëel. Bijvoorbeeld handmatig een dossier aanmaken dat vier uur tijd kost, terwijl het met de juiste inrichting vier minuten had kunnen zijn, is geen incident.

Het is een patroon dat we in veel mkb-organisaties dagelijks terugzien en dat nergens op een factuur vermeld staat.

Wie alleen naar de eerste soort kosten kijkt, mist de helft van de besparing.

Kosten verlagen is niet hetzelfde als ergens minder voor betalen. Soms is het tegenovergestelde waar: een investering in modernisering kost op korte termijn meer, maar levert op de langere termijn een besparing van dertig tot veertig procent op. Denk aan het vervangen van een verouderd systeem, het automatiseren van processen of het overstappen naar een andere leverancier.

Het onderscheid zit in de vraag die eraan voorafgaat. Niet: "Hoe kan dit goedkoper?”, maar: "Waar zit de waarde en waar zit de sluimering?”. Wat werkt, is de investering waard. Wat sluimert, omdat niemand er meer naar omkijkt, moeten we onder de loep nemen.

Kosten verlagen is niet hetzelfde als ergens minder voor betalen. Soms is het tegenovergestelde waar: een investering in modernisering kost op korte termijn meer, maar levert op de langere termijn een besparing van dertig tot veertig procent op.

Denk aan het vervangen van een verouderd systeem, het automatiseren van processen of het overstappen naar een andere leverancier.

Het onderscheid zit in de vraag die eraan voorafgaat. Niet: "Hoe kan dit goedkoper?”, maar: "Waar zit de waarde en waar zit de sluimering?”.

Wat werkt, is de investering waard. Wat sluimert, omdat niemand er meer naar omkijkt, moeten we onder de loep nemen.

De eerste reflex bij te hoge IT-kosten is vaak: bel de leverancier en onderhandel over de prijs. Dat helpt soms tijdelijk, maar lost het onderliggende probleem zelden op. Je onderhandelt dan over de prijs van een contract waarvan niemand meer weet of het nog wel het juiste contract is.

Een leverancier is er bovendien niet om jouw uitgaven te verlagen. Die verkoopt wat binnen zijn eigen aanbod past en zal zelden voorstellen om iets af te schalen of over te stappen op een andere oplossing. Dat is hem niet te verwijten; hij heeft gewoon een andere rol.

Wie echt grip wil op zijn IT-kosten, heeft eerst iemand nodig die onafhankelijk van die leverancier kijkt naar wat er werkelijk nodig is. Pas dan is onderhandelen zinvol en vaak blijkt dat onderhandelen niet eens meer de belangrijkste stap is.

De eerste reflex bij te hoge IT-kosten is vaak: bel de leverancier en onderhandel over de prijs.

Dat helpt soms tijdelijk, maar lost het onderliggende probleem zelden op. Je onderhandelt dan over de prijs van een contract waarvan niemand meer weet of het nog wel het juiste contract is.

Een leverancier is er bovendien niet om jouw uitgaven te verlagen. Die verkoopt wat binnen zijn eigen aanbod past en zal zelden voorstellen om iets af te schalen of over te stappen op een andere oplossing.

Dat is hem niet te verwijten; hij heeft gewoon een andere rol.

Wie echt grip wil op zijn IT-kosten, heeft eerst iemand nodig die onafhankelijk van die leverancier kijkt naar wat er werkelijk nodig is.

Pas dan is onderhandelen zinvol en vaak blijkt dat onderhandelen niet eens meer de belangrijkste stap is.

Verborgen of ‘slapende’ kosten zijn de contracten en abonnementen die niemand meer actief beheert door gewoonte. Een paar signalen die daarop wijzen:

• Niemand in de organisatie kan in één zin uitleggen waar een specifieke IT-kostenpost voor bedoeld is.
• Er lopen abonnementen of licenties door voor medewerkers die niet meer in dienst zijn.
• Er is een 24/7-SLA afgesproken, terwijl er in de praktijk hooguit één keer per jaar een beroep op wordt gedaan.
• Alle IT, van werkplek tot telefonie tot cloud, ligt bij één leverancier, zonder dat ooit is getoetst of dat nog steeds de beste keuze per onderdeel is.

Geen van deze signalen is op zichzelf een probleem. Het patroon wordt pas zichtbaar zodra iemand alles naast elkaar legt. En dat is precies waar het vaak aan ontbreekt: niet aan de wil om te besparen, maar aan iemand die het overzicht bewaakt.

IT-kosten zitten tegenwoordig verspreid over meer categorieën dan vroeger: werkplek en licenties, cloudopslag, telefonie, hardware, software-abonnementen en steeds vaker AI-toepassingen. Elke categorie kent zijn eigen leveranciers, contractvormen en verleidingen.

Dat maakt het aantrekkelijk om alles bij één partij onder te brengen. Voor het gemak. Maar gemak en kostenefficiëntie zijn vaak geen goede vrienden. Een leverancier die alles aanbiedt, is zelden op elk onderdeel de beste of de goedkoopste keuze. Bovendien maakt het je als organisatie kwetsbaarder. Valt die ene partij uit, dan valt de hele IT-omgeving in één klap uit. Spreiding over specialisten per onderdeel kost soms iets meer, maar levert vaak meerwaarde en continuïteit op dan alles bij één partij onderbrengen.

IT-kosten zitten tegenwoordig verspreid over meer categorieën dan vroeger: werkplek en licenties, cloudopslag, telefonie, hardware, software-abonnementen en steeds vaker AI-toepassingen.

Elke categorie kent zijn eigen leveranciers, contractvormen en verleidingen.

Dat maakt het aantrekkelijk om alles bij één partij onder te brengen. Voor het gemak. Maar gemak en kostenefficiëntie zijn vaak geen goede vrienden.

Een leverancier die alles aanbiedt, is zelden op elk onderdeel de beste of de goedkoopste keuze. Bovendien maakt het je als organisatie kwetsbaarder.

Valt die ene partij uit, dan valt de hele IT-omgeving in één klap uit. Spreiding over specialisten per onderdeel kost soms iets meer, maar levert vaak meerwaarde en continuïteit op dan alles bij één partij onderbrengen.

Niet elk systeem dat duur aanvoelt hoeft vervangen te worden. En niet voor elk systeem dat ‘het nog doet’ is het slim om het te handhaven. Het verschil zit in de vraag of een systeem nog aansluit bij hoe de organisatie vandaag werkt of dat het is blijven hangen, omdat vervangen tijd en moeite kost.

• Een verouderd CRM-systeem dat processen vertraagt, kost structureel meer dan het vervangen ervan.
• Een IT-leverancier die niet meer levert wat is afgesproken, kost meer dan overstappen.
• Optimaliseren is de juiste keuze wanneer een systeem past bij de organisatie, maar inefficiënt is ingericht.
• Vervanging is nodig wanneer de organisatie is doorgegroeid en het systeem niet meer meekomt.

Die afwegingen maak je pas goed als je eerst een overzicht hebt.

Grip op je IT-kosten begint niet met onderhandelen. Het begint met overzicht.

Kosten verlagen is een manier van werken. Zonder iemand die structureel bijhoudt of contracten, licenties en leveranciers nog aansluiten bij de organisatie, sluipen dezelfde kosten er binnen een jaar of twee weer in. Net zoals een organisatie jaarlijks de financiën laat controleren, is het verstandig om één keer per jaar te toetsen of de IT-kosten nog aansluiten bij wat de organisatie nodig heeft.
​
​De rol van onafhankelijk IT-management

Dit is precies waar MMA bij kan helpen. Als onafhankelijke IT-regisseur voor het mkb nemen we niet de rol van je leverancier over, maar die van opdrachtgever namens jou. We leveren geen hardware, software of licenties en hebben dus ook geen commercieel belang bij een bepaalde oplossing of leverancier. Alleen advies dat gericht is op wat de organisatie echt nodig heeft.

IT Management Scan

Een goed inzicht krijgen we met de IT Management Scan. Binnen zes weken breng je in kaart waar de kosten, risico's en kansen precies zitten, inclusief een concrete roadmap. Voor organisaties die vervolgens structureel behoefte hebben aan regie, sturing van leveranciers of begeleiding bij grotere keuzes, zoals het vervangen van een IT-leverancier of het vervangen van een CRM-systeem, sluit IT Consultancy daar direct op aan.

Meer weten of persoonlijk advies aanvragen? Neem vandaag nog contact Klik Hier met ons op en stel je vragen.

De meeste organisaties betalen tien tot twintig procent te veel aan lopende IT-kosten, vooral door contracten en licenties die zijn blijven doorlopen terwijl de organisatie is veranderd. Bij organisaties die daarnaast bereid zijn te moderniseren, bijvoorbeeld door verouderde systemen te vervangen of processen te automatiseren, loopt de besparing vaak op tot 30 à 40 procent. Het exacte percentage hangt af van hoe lang er niet meer structureel naar de IT-omgeving is gekeken.

Dat is precies het patroon dat we het vaakst tegenkomen: niet één verkeerde beslissing of onoplettendheid, maar een opeenstapeling van kleine, ooit logische keuzes. Denk aan licenties die zijn blijven lopen voor medewerkers die niet meer in dienst zijn of aan een SLA die is afgesproken voor een situatie die niet meer bestaat. Bij een klant met vijftien medewerkers bleek bijvoorbeeld dat er voor zeventien werd betaald. Deze twee vergeten licenties kostten al zo'n € 6.000 per jaar. Dat soort kosten valt niemand op, omdat de rekening iedere maand volgens het contract binnenkomt.

Meestal niet. Onderhandelen verlaagt de prijs van een contract, maar beantwoordt niet de vraag of dat wel het juiste contract is. Een leverancier heeft bovendien geen belang bij het advies om iets af te schalen of over te stappen op een andere oplossing. Dat past simpelweg niet bij die rol. Structurele besparing begint met een onafhankelijke blik op wat er werkelijk nodig is. Onderhandelen is daarna vaak niet eens meer de belangrijkste stap.

De IT Management Scan is een eenmalig traject dat we binnen ongeveer zes weken opleveren, ongeacht de omvang van de organisatie. Je krijgt een helder beeld van waar de kosten, risico's en verbetermogelijkheden zitten, vertaald naar een concrete roadmap voor de komende 12 tot 24 maanden. Voor de exacte investering, die afhangt van de omvang en complexiteit van je IT-omgeving, neem je het beste direct contact op.

Een leverancier heeft een commercieel belang bij zijn eigen producten en diensten, ook als dat onbewust is. MMA verkoopt geen hardware, software of licenties, voert geen technische implementaties uit en heeft dus geen belang bij een specifieke oplossing of leverancier. Het advies is daardoor volledig gericht op wat het beste is voor jouw organisatie, niet op wat het beste is voor de omzet van een leverancier.